Procédure de réception des marchandises en entrepôt

Une procédure de réception en entrepôt fixe qui accueille le camion, ce que l'on contrôle au déchargement, comment noter une anomalie, qui envoie la protestation au transporteur et dans quel délai. Deux textes la cadrent : le Code du travail pour la sécurité du déchargement (protocole de sécurité) et le Code de commerce pour le délai de protestation de trois jours. Le reste dépend de vos marchandises, de vos clients et de votre logiciel de gestion d'entrepôt.

Les deux règles qui encadrent la réception

• Avant le déchargement : l'opération fait l'objet d'un protocole de sécurité écrit entre l'entrepôt (entreprise d'accueil) et le transporteur (article R4515-4 du Code du travail). Côté entrepôt, il comprend les consignes de sécurité, l'accès et le stationnement aux quais avec un plan de circulation, les engins utilisés, les moyens de secours et le responsable désigné (article R4515-6).
• Après la réception : la réception éteint toute action contre le transporteur pour avarie ou perte partielle, sauf protestation motivée notifiée dans les trois jours, jours fériés non compris, par acte extrajudiciaire ou lettre recommandée (article L133-3 du Code de commerce, lu le 15/11/2026).

Une trame de procédure, étape par étape

Adaptez-la à votre activité ; elle ne remplace pas vos instructions qualité.

1. Accueil du camion

• Vérifier le rendez-vous et le protocole de sécurité du transporteur.
• Indiquer au conducteur le quai et l'emplacement d'attente. L'Institut national de recherche et de sécurité (INRS) signale les collisions entre engins et piétons dans les zones de chargement, notamment quand le conducteur attend dans une zone non sécurisée.

2. Contrôle à la descente

• Comparer le nombre de colis ou de palettes au document de transport et au bon de commande.
• Examiner l'état apparent : emballages, film, traces de choc ou d'humidité.
• Prendre des photos de toute anomalie avant de déplacer la marchandise.

3. Observations

• Noter les anomalies de façon précise sur le document de livraison (quoi, combien, quel dommage), et faire signer le conducteur.
• Enregistrer la réception dans le logiciel avec l'anomalie.

4. Contrôle détaillé

• Ouvrir les colis concernés dans un délai fixé par la procédure, compatible avec le délai de trois jours.
• Compléter le dossier : photos, constat, référence de l'envoi.

5. Protestation

• La personne désignée envoie la protestation motivée au transporteur, par lettre recommandée ou acte extrajudiciaire, dans les trois jours.
• Le service achats ou le service clients prévient le fournisseur selon le contrat.

6. Rangement et sécurité

• Mise en stock par les caristes, selon les règles de circulation de l'entrepôt.

La sécurité au quai

L'INRS (page « Cariste », mise à jour le 25/01/2017) liste les risques du métier : troubles musculo-squelettiques et vibrations, chutes à la montée ou à la descente du chariot et lors du chargement à quai, renversement du chariot, collisions, chutes de charges, bruit, gaz d'échappement, stress lié aux cadences. Elle recommande une formation adaptée, le rappel des bonnes pratiques de conduite et un dispositif d'avertissement contre les collisions entre engins et piétons. Votre procédure de réception renvoie à ces règles plutôt que de les répéter.

Où un assistant d'équipe aide

Le réceptionnaire intérimaire du samedi, ou le chef de quai qui remplace un collègue, n'a pas toujours la procédure en tête. Un assistant qui l'a reçue répond, en citant la procédure et sa version :

• « Le nombre de palettes ne correspond pas : j'écris quoi, et où ? »
• « Ce transporteur a-t-il un protocole de sécurité valide chez nous ? »
• « Qui envoie la lettre au transporteur, et avant quand ? »
• « Ce fournisseur exige-t-il un contrôle particulier à réception ? »

Par exemple, un entrepôt qui reçoit pour plusieurs clients peut donner à l'assistant sa procédure générale, une fiche par client donneur d'ordre et les protocoles de sécurité par transporteur. L'assistant retrouve la règle propre au client sans que le réceptionnaire ait à chercher dans un classeur.

Ce qui reste à l'humain

• Le constat : c'est le réceptionnaire qui voit, compte et photographie.
• La signature du document et l'envoi de la protestation.
• La décision de refuser une livraison.
• La sécurité au quai : consignes affichées, formation, encadrement.

Pour le délai et ses suites, voir les réserves à la livraison. Pour le protocole, voir le protocole de sécurité.